¿Cuántas veces has hecho una lista de tareas y al final te has olvidado de ella?

Aprovechando que con la llegada de septiembre a todos se nos dispara la motivación y con el subidón de este sentimiento de segundo año nuevo nos plateamos nuevos retos y objetivos, te voy a contar el truco más básico para organizarse y que la vuelta a la rutina no se te coma por los pies: cómo hacer una lista de tareas que te sea útil, es decir, que la uses de verdad.

Nuestro cerebro está diseñado para la creatividad, para tener ideas, y no para almacenar datos sin fin. Así que necesitamos un sistema en el que volcar todas esas tareas que tenemos que hacer para liberar a nuestro cerebro de la carga de estar pensando constantemente en eso tan importante que no se te puede olvidar... Hasta que se te olvida.

¿Cuál es ese sistema? La lista de tareas, pero una bien hecha. ¿Y cómo se hace? Siguiendo 3 pasos muy sencillos:

1. Escribe la tarea usando un verbo para animarte a pasar a la acción

2. Divide la tarea en  tareas más pequeñas

3. Y especifica qué es lo que tienes que hacer 

Te pongo un ejemplo:

Quiero escribir una reseña del libro que me acabo de terminar para el blog, pero si en mi lista de tareas pongo "Reseña para el blog", es algo tan genérico que mi cerebro tiene que pararse a pensar "Vale, ¿y por dónde empiezo?" y eso ya nos distrae, hace que nos cueste arrancar e incluso que acabemos procrastinando.

¿Qué hago entonces?

1. Uso un verbo: "Escribir reseña de X libro para el blog"

2. Divido la tarea en tareas más pequeñas y 3. Especifico porque si le doy generalidades a mi cerebro, se atasca:

    - Extraer las notas que haya sacado del libro

    - Escribir borrador

    - Pulir el borrador

    - Buscar o hacer fotos para ilustrar el post

Luego ya administraré mi tiempo como crea conveniente y un día me dedicaré a sacar las notas, otro día me centraré en el borrador, etc.

¿Cómo es tu lista de tareas: de las que te sirven o de las que se quedan en blanco?

Esta frase la veo mucho últimamente y detrás suele venir un "porque no tengo tiempo". Evidentemente habrá mucha gente a la que no le guste el sistema, no le resulte útil, etc., y es perfectamente entendible y respetable. Pero cuando leo cosas como "Es que no tengo tiempo para decorarlo", "Es que pierdo mucho tiempo decorándolo", "No tengo tiempo para hacer tantos cuadritos" o "A mi tanta decoración me distrae", pienso dos cosas: que estas personas no han captado cuál es el sentido del bullet journal y que la moda ha desvirtuado su uso.

Llevo dos años y medio utilizando el bullet journal y a mi personalmente me va muy bien porque puedo adaptarlo a lo que necesito en cada momento: antes necesitaba una plantilla para controlar las redes sociales y ahora no, así que la eliminé; antes me hacía falta una ficha mensual de clientes y ahora no, así que también la eliminé; antes tenía más actividad y ahora tengo menos, lo que ha simplificado bastante mi semana. Esto es lo esencial del bullet journal: que te resulte útil y te ayude a organizarte.

Mi bullet journal

Y así era mi primer bullet journal. Como ves, seguía la estructura básica y yo, a base de uso, la fui adaptando a mis necesidades. De hecho, la estructura que tiene ahora mi bullet journal no tiene nada que ver con esa primera. Mi bullet ahora es bastante compacto y listas uso cada vez menos:

Luego ya veo si me apetece añadir una lista con los libros que voy leyendo o una tabla para controlar mis gastos cada mes. ¿Que me ha quedado un hueco aquí y me apetece hacer un dibujo? Pues se lo hago. ¿Que no? Pues no es el fin del mundo. Hay a quien mantenerlo bonito le motiva a usarlo y quien simplemente se queda con lo más básico. Y no pasa nada. Añadirle más o menos listas, decorarlo más o menos no entra dentro de la funcionalidad del sistema, sino del gusto o necesidad personal de cada uno y nadie tiene que sentirse obligado a hacer en su bullet journal lo mismo que hace otra persona porque no somos iguales.

Crear el hábito

Otra cuestión que me parece importante es que uno tiene que trabajar en crearse el hábito de usar el bullet journal, de anotar tus cosas en él. Esto no se hace de la noche a la mañana y puede provocar que te sientas desmotivado porque ves que el sistema es para ti, que te gusta, pero te cuesta llevarlo al día, precisamente porque no tienes ese hábito.

Antes de descubrir el bullet journal, yo iba cada septiembre a comprarme una libreta y la usaba para apuntar mis tareas de cada día; es decir, yo ya tenía esta costumbre y el bullet journal la elevó dándome más estructura. Si tú no tienes hecho este hábito, creo que tendrás que trabajar en ello. Así te resultará más fácil incorporarlo a tu día a día. Lo mismo se aplicaría si no estás acostumbrado a llevar agenda, que empiezas muy bien pero al final la vas dejando en blanco hasta que abandonas.




Llegados a este punto, si te estás planteando iniciarte en este sistema o te encuentras en ese momento de "voy a abandonar", yo te recomendaría que echases un ojo al video original sobre qué es el bullet journal según su creador, Ryder Carroll:



Verás que no necesitas llenarlo todo de líneas, cuadritos y dibujitos monos toooodos los meses. Sólo necesitas el índice para localizar tus notas y el future log para apuntar tus citas mensuales, dos cosas que sólo tienes que hacer una vez por libreta; luego anotas tus citas del mes en curso, haces tu lista de tareas pendientes para ese mes y empiezas con tu día a día. No hay más. Ni dibujos, ni acuarelas, ni washi tape, ni habits tracker ni nada.

Mi recomendación

Yo siempre recomiendo empezar con este video porque si empiezas con Boho Berry, por ejemplo, te agobias viendo todo lo que le puedes añadir y piensas que esos añadidos son el sistema, cuando no es así. Empieza con la estructura original, prueba, tómate tiempo para ver si el bullet journal es para ti, adáptalo... Y después, reflexiona también en lo que decía: ¿Tienes el hábito? ¿Quieres trabajar en él?

Es verdad que hay etapas en las que pierdes la motivación, tampoco te voy a engañar. Hay épocas como el verano en las que a mi, personalmente, me da más pereza. Pero es como todo. Y me digo: "Sigue, más adelante querrás echar la vista atrás, recordar ciertas cosas y no las tendrás anotadas" (algo que pienso especialmente cuando me da pereza rellenar el tracker de hábitos). También hay temporadas en las que te puede venir bien aparcar el bullet journal porque demasiada estructura puede saturar y, otras veces, lo mejor es cambiar directamente a otro sistema. Y no pasa nada. Pero antes de descartarlo por motivos equivocados, prueba empezando con lo más simple.

¿Cómo es tu bullet journal?

Es una pregunta recurrente de quien empieza en esto del bullet journal y algunos acaban renunciando al sistema y volviendo a la agenda: ¿Cómo registro en mi bullet journal una cita o evento que tengo dentro de X meses? El método original para hacer esto es el future log, pero también puedes usar el calendex o el método Alastair. Te voy a contar en qué consiste cada uno.

El future log

El creador del bullet journal ideó lo que llama "Future Log" o registro futuro, sección que normalmente va colocada tras el índice de nuestro cuaderno. El Future Log original consiste en un par de páginas donde colocas todos los meses del año, dejando espacio para apuntar ahí las citas que te surjan. Si estamos en febrero y me sale una cita en mayo, voy a mi future log y en el espacio del mes de mayo coloco esa cita.

FOTO: Future Log by Ryder Carrol

Puedes encontrar inspiración para diseñar tu future log en la web oficial de bullet journal.

En mi caso, no necesito apuntar muchas citas con meses de antelación, por lo que el espacio de mi future log es reducido. Pero tú puedes ajustarlo al espacio que necesites. También puedes optar por la variante que propone The Flower Journal: Ella coloca todas las vistas mensuales de los diferentes meses al comienzo del cuaderno y ese es su future log. En este video lo explica.

Otros métodos

Gracias a Boho Berry conocimos el Calendex, que es una mezcla de calendario e índice. A mi me resulta más caótico, pero es muy popular. Si el 20 de febrero te dan cita médica para el 15 de abril, la anotas como si fuera una tarea más en tu página del 20 de febrero. Luego te vas al calendex, buscas el 15 de abril y en él sólo tienes que apuntar la página de tu cuaderno en la que has anotado la cita:

FOTO: Calendex by Boho Berry

El Alastair Method es otra opción. Colocas las iniciales de los meses formando una fila en la parte superior izquierda. En la parte derecha anotas tus eventos o citas en columna y pintas un circulito bajo el mes en el que se celebre cada uno:

FOTO: Alastair Method by Alastair Johnston

Tres formas sencillas y para todos los gustos para que puedas anotar los próximos eventos que tengas sin acabar renunciando al bullet journal y volviendo a la agenda. ¿Cuál aplicas tú? ¿Conoces otros sistemas?

Cuando decides empezar en el mundo del bullet journal y te sientas a ver vídeos y tutoriales, al final acabas tan abrumada por la cantidad de cosas que se pueden hacer que no sabes cómo aplicar todo eso a tu propio bullet journal. Por eso se ven tantas preguntas del tipo "Si soy profesor, ¿cómo lo hago?", "¿Y si tengo un negocio?", "¿Y si es una tienda online?".

El bullet journal se puede aplicar a cualquier campo, sólo necesitas sentarte primero tranquilamente a pensar qué necesitas tú y olvidarte de todo lo que has visto. Coge la estructura básica y, a partir de ahí, desarrolla tu propio cuaderno. Por eso en este artículo quiero explicar, desde mi humilde punto de vista freelance, uno de estos casos: ¿Cómo adaptar el bullet journal a mi tienda online?

Bolso de mi tienda

1. ¿Cómo es tu tienda?

Antes de nada, plantéate cómo es tu tienda:

¿Qué productor vendes? ¿Lo fabricas tú todo o necesitas suministros o ayuda de terceros?¿Es sólo una tienda o también tienes un blog y una marca detrás? ¿Envías tú los productos o lo hace la plataforma? ¿Cómo se gestionan los gastos de envío?

Respondiendo a éstas y otras preguntas que te puedan surgir, empezarás a ver qué secciones necesitas en tu bullet journal.

2. Lluvia de ideas

Una vez sabes cómo es tu tienda, seguramente te irán surgiendo ideas. Coge papel y lápiz y apunta todo lo que crees que vas a necesitar para tener controlada tu tienda. Los gastos, los ingresos, los productos disponibles, un espacio para apuntar ideas de nuevos productos, ideas para promociones, seguimiento de los pedidos, etc.

¿Ya has empezado tu bullet journal y te has dado cuenta de que olvidabas alguna lista? No pasa nada. Sólo con el uso te darás cuenta de lo que necesitas y lo que no. Gracias al índice del bullet journal podrás incorporar cualquier necesidad de última hora en cualquier momento o apuntarla para incorporarla el mes próximo.

3. Estructura

LA BASE:

- Índice. Para saber en qué página está cada cosa

- Future Log. Para apuntar futuros eventos o citas

- Calendario. Para tener una vista del año que tienes por delante

LAS LISTAS:

- Ingresos y gastos para los próximos meses. Yo tengo un cuadro en el que tengo apuntadas mis vías de ingreso en vertical, los próximos seis meses en horizontal y así tengo una visión más global de cómo me está yendo el año: ¿He ingresado más en octubre que en noviembre? ¿He gastado más en diciembre?

- Registro de productos. Anota qué productos tienes en tu tienda, en qué cantidad, cuáles no están ya disponibles o si piensas reponerlos.

- Ideas para próximos productos. Este punto no necesita mucha explicación, ¿verdad? Apunta aquí tus ideas para próximos productos o las sugerencias de los clientes.

- Calendario de promociones y descuentos. Las promociones y los descuentos hay que prepararlos con tiempo, así que sería ideal contar con un calendario para saber en qué meses los vas a realizar. En noviembre porque se celebra el Black Friday, en diciembre por la Navidad, en enero por Los Reyes Magos, en febrero por San Valentín...

CADA MES:

- Ingresos y gastos del mes

- Esperando o "Waiting on". Si tienes que encargar tus suministros a otra empresa, sería genial saber cuándo haces el pedido de material y cuándo te llega para organizarte mejor.

- Seguimiento de pedidos. Seguramente la plataforma en la que hayas desarrollado tu tienda ya haga esto por ti, pero si prefieres llevarlo en papel también se puede. Por ejemplo:

Cliente > Pedido > Fecha de pedido > Fecha de envío > ¿Recibido? > ¿Cantidad ingresada?

- Registro de envíos. Hay muchos pequeños creadores que preparan todos los paquetes y eligen un día de la semana para realizar el envío. Si éste es tu caso, aquí puedes apuntar cuándo realizas cada uno de esos envíos.

- Incidencias. ¿Ha habido algún problema este mes? Una página que no funciona como debiera, un producto agotado, devoluciones de productos...

- Productos más vendidos. Saber cuáles son los productos que mejor funcionan cada mes te dice mucho de los gustos de tus clientes.


A partir de aquí dejamos la parte de logística y entramos en la parte de promoción de la tienda:

- Calendario editorial. Si tu tienda tiene además un blog y redes sociales, necesitarás un calendario editorial para organizar qué contenidos publicar en cada uno. Así no te quedarás en blanco.

- Tracker de redes sociales. Es igual que el tracker de hábitos pero dedicado a las redes sociales. ¿Que hoy has publicado en Twitter y Facebook? Pues lo coloreas. A mi me sirve para ver con qué frecuencia publico en las diferentes redes sociales, en cuáles lo hago más y en cuáles menos.

- Seguidores. En el mundo online, para saber si tienes éxito tienes que medir todo lo que haces. Apunta también tus seguidores cada mes. Y si tienes una lista de correo, apunta también los suscriptores que vas ganando.



¿Se te ocurren más ideas para tener un buen control de tu tienda online en tu bullet journal? Me encantará leerlas en los comentarios e incorporarlas a la lista.

En el bullet journal tradicional, cada vez que comienza un nuevo mes, haces una lista de tareas que tienes que hacer a lo largo de ese mes pero aún no sabes cuándo, ¿verdad? A mi eso de hacer una lista sin más se me quedaba corto, necesitaba una mejor forma de controlar mi progreso con esas tareas. Así encontré la plantilla que usa Denise, alias Digplans. Denise tiene un bullet journal de diseño minimalista que me encanta.

Con la llegada de septiembre he decidido coger la plantilla que ella usa para seguir el desarrollo de sus proyectos y adaptarla a mi lista de tareas mensual. Así las puedo gestionar de forma más eficaz y saber cuándo empiezo cada una y en qué fase de desarrollo están.

Plantilla de tareas mensuales

#planwithmechallenge Useful. Just for me. My tweaked analog project spread standard. It's a sub project of a large project that is shared with others on an app. In this sub project I needed to create more milestones and subtasks for my own personal productivity. There's a start date, milestone, progress line, and target date. Milestones are broken up into smaller tasks & milestones. A more chilled #ganttchart in analog and in #bujo :) You could use this spread for any project really. Home, work, school or otherwise. Sharing the spread before it got messy. . . . . #digplans #plannercommunity #plannernerd #bulletjournal #planner #planneraddict #leuchtturm1917 #productivity

Una foto publicada por Denise 👓🐶📖 (@digplans) el 28 de Jun de 2016 a la(s) 5:57 PDT

En la foto de arriba vemos que Denise tiene un gran proyecto entre manos que llama "ED". Ese gran proyecto está compuesto por tareas más pequeñas que va registrando en esa plantilla anotando la fecha de inicio, el progreso de cada una y su fecha de finalización. Pues esto lo he trasladado yo a la lista de tareas mensual.

La gran diferencia entre su plantilla y la mía es la forma de anotar el Progreso. El progreso de mis tareas lo tengo "sincronizado" con Trello. Trabajo en equipo y uso esta aplicación para hacerlo online. En ella tengo creadas diferentes "tarjetas" para cada proyecto y dentro una checklist con cada uno de los pasos que tengo que hacer para completar dicho proyecto.

Por ejemplo:

Tarjeta:
Mi tarea es "Escribir un artículo sobre el registro de tareas mensuales en el bullet journal"

Checklist dentro de esa tarjeta:
Para hacer esa tarea tendré que seguir diferentes pasos:
1. Investigar sobre el tema
2. Redactar el artículo
3. Crear/Buscar imágenes para ilustrarlo
4. Publicarlo o colocarlo en el calendario si lo voy a publicar más adelante
5. Y publicitarlo en redes.

Cinco pasos que en mi columna Progreso se convertirán en 5 puntitos que iré coloreando según avance. Es un método que para mi resulta mucho más gráfico que la linea que Digplans usa en la plantilla original.

Explicación en video

Pero si todavía no me he explicado muy bien, no te pierdas este video:




¿Y tú cómo gestionas tus tareas mensuales?

Lo confieso: estoy enganchada al Bullet Journal. Me ha salvado la vida, el trabajo, siempre lo puedo ir mejorando y... ¡No puedo dejar de ver vídeos para aprender de los bullet journals de los demás!

Empecé con este sistema en febrero y en junio acabé mi primer cuaderno, así que ahora quiero enseñar cómo me han ido estos primeros cinco meses y cómo ha evolucionado también mi forma de usarlo, pues lo he ido adaptando a mis necesidades con el paso del tiempo.

El Bullet Journal es un sistema ideado por Ry Carroll que eleva el concepto de agenda al siguiente nivel. Con un boli y una libreta puedes hacer tu propia agenda y adaptarla a lo que necesites. Si todavía no sabes de qué hablo, te invito a ver mi primer artículo sobre el tema aquí.

Cuando empiezas, lo más fácil es seguir la estructura básica planteada por su creador y, cuando ya te has hecho a ella, empezar a evaluar qué necesitas tú y cómo adaptarla a ti. Así lo he hecho yo y así ha cambiado mi bullet journal tras mis primeros cinco meses usándolo.

Mis adaptaciones

Símbolos:
Desde el principio he utilizado mis propios símbolos para interpretar el bullet journal y no los que proponía Ryder. Y no porque los suyos no me gusten, simplemente me resulta más fácil recordar los míos precisamente porque son míos y sé bien lo que quiero decir con ellos ;)

Vista mensual:
Mi vista mensual sigue la estructura de la original, pero la he dividido en dos columnas: una para el trabajo y otra para mi vida personal. Además añadí una flecha al final con una vista de los eventos destacados que tendré al mes siguiente.

Tareas:
La página dedicada a las tareas del mes también la he ido "refinando" y la he dividido por bloques. La parte superior la divido en dos y apunto las tareas migradas y las cosas que tengo esperando respuesta. El resto de la página lo uso para apuntar las tareas del mes

Plantilla semanal:
El bullet journal original no tiene vista semanal y mucha gente la considera redundante, pero yo necesito dividir el mes en unidades de tiempo más pequeñas y manejables antes de pasar directamente al día a día. Te cuento más detalladamente cómo es mi plantilla semanal aquí.

Habit tracker:
El habits tracker se lo vi a Boho Berry y me pareció genial incorporarlo. Uso mi bullet journal para apuntar cuestiones de trabajo, más que nada, y para equilibrar que no pase todo el día currando incluí el habits tracker con otras actividades: leer, dibujar, quedar con amigos...

Con el paso del tiempo he añadido un social tracker que sigue el mismo sistema pero me sirve para apuntar cuándo publico en las diferentes redes sociales.

Plantilla de clientes:
Como trabajo con diferentes clientes, necesitaba una plantilla mensual donde poder ver de un vistazo las tareas que tengo pendientes con cada uno y que algunas de esas tareas no se pisen entre sí. Así que me hice una cuadrícula dividida por las cuatro semanas que suele tener el mes en la que voy colocando el trabajo que tengo que realizar con cada uno. Es muy visual y me ayuda a planificar y no olvidarme de nada.

Días:
Mis días empezaron siendo una lista de puntitos y ahora siguen siendo listas de tareas pero las organizo en categorías: las tareas que tienen que ver con los clientes, mis rutinas de trabajo, las tareas que tienen que ver con mi marca y las tareas personales. Más organizado, más visual para mi y más fácil para localizar una tarea concreta.

También utilizo el time tracker o barra de seguimiento del tiempo y expliqué cómo la uso en este artículo.

Memories:
Las memories de cada mes es algo que también incorporé de Boho Berry. Creo que actualmente vivimos muy deprisa y las memories me parecen una buena forma de echar la vista atrás, repasar tu mes y apuntar/dibujar cuáles han sido los mejores momentos. Suelo apuntar momentos importantes, sitios a los que he ido, si me he comprado alguna cosa, frases que me han gustado, libros que he leído... Además me relaja sentarme a dibujar todo eso.




Ahora en verano tengo menos trabajo y mi nueva libreta es bastante sencilla. Vamos, que fui a un bazar a comprármela porque no quería invertir en una gran libreta si no la iba a aprovechar al máximo. En estos meses además, como mis padres me ven siempre con una libreta a cuestas, cada uno me ha regalado una, así que tengo dos libretas nuevas esperándome para septiembre. Y con lo que me gusta la papelería, estoy deseando estrenarlas ^_^

Gracias al bullet journal uno puede hacer un seguimiento de diferentes actividades. Una de las más importantes para mi como freelance es el uso del tiempo. Y para eso está el time tracker, esa línea de colores llena de números que suele aparecer al comienzo de cada día.

El time tracker o linea de tiempo es un elemento que introdujo Boho Berry en el bullet journal y que sirve, básicamente, para hacer un seguimiento de tu tiempo a lo largo del día. Es una linea donde aparecen las diferentes horas del día que vas coloreando según las uses.

Yo la uso para saber a qué voy dedicando mi tiempo a lo largo del día y así, al final de la jornada, puedo ver las horas que he dedicado a trabajar y a otras tareas. También tengo mi propio código de colores para identificar qué es cada cosa.

¿Que me levanto a las 7.30? Pues dibujo una línea en vertical sobre esa hora para indicarlo.
¿Que desayuno entre las 7.30 y las 8.30? Pues dibujo una linea que marque las 8.30 y ese tramo lo coloreo de verde, que es el color que para mi significa comer/relax.



Y así con cada hora del día. Vas marcando y coloreando:

• Azul: dormir
• Amarillo: trabajo
• Rojo: tareas de casa
• Rosa: otras actividades como puede ser leer, salir a pasear...
• Morado: reuniones

Hay quien lo usa para planificar su día; es decir, ya tiene definido de antemano para qué va a usar cada hora, pero yo no puedo seguir un esquema de tiempo tan estricto, ya que me suelen surgir imprevistos.

Lo qué sí estoy añadiendo ahora es una tabla de tiempo: junto a cada tarea apunto la hora a la que la empiezo y la hora a la que la termino. Y puede ser un elemento complementario del time tracker porque  me da más exactitud. Me viene bien porque, al trabajar con diferentes clientes, puedo contabilizar mejor las  horas dedicadas a cada uno. Pero, como todo en el bullet journal, es cuestión de gustos y de tus propias necesidades. Yo sigo usando el time tracker ;)

Creo que la primera pregunta que tendrás que hacerte es ésta:
¿Necesito añadir vistas semanales a mi bullet journal?
La respuesta es: Depende de tus necesidades.

Hay quien se apaña con la vista mensuales y el día a día y ve redundante el uso de una plantilla semanal. En mi caso, la necesito y te voy a contar por qué y cómo la uso.

Yo uso mucho el calendario de Google, donde tengo anotadas tareas/citas de todo el mes, porque me da una visión más gráfica del trabajo, de lo que tengo que hacer y del tiempo que tengo para hacerlo. Pero un mes es mucho tiempo. Por eso decidí añadir una plantilla semanal (weekly spread) a mi bullet journal: para tener una unidad de tiempo algo más pequeña sobre la que trabajar más fácilmente.

Y tú dirás: "Para eso está el día a día o daily log". Sí, pero yo necesitaba algo intermedio entre la vista mensual y el día a día que me diera cierta visión de futuro ni tan amplia como un mes, ni tan corta como un día. ¿Me explico? Y tener una vista semanal me ayuda a hacerlo. Siempre se dice que, para trabajar en una gran tarea, lo mejor es dividirla en pequeñas tareas. Pues es algo así, porque ver todo el mes de golpe lleno de tareas es agobiante, ¿no te parece? Así que lo descompongo en semanas y después esas semanas ya se convertirán en días.

¿Cómo funciona mi plantilla semanal?

Divido la página en dos partes, de forma que me quedan dos columnas:

Columna izquierda: Dibujo una tabla con los días de la semana. En cada día coloco las citas que tengo previstas: una entrevista, una reunión, una llamada importante que tengo que hacer e incluso los artículos del blog que salen esa semana.

Columna derecha: La divido en Trabajo y Personal y apunto en cada una toda la lista de tareas que tengo que hacer esa semana. No pienso en qué día tengo que hacer cada cosa, sólo las apunto. Es como la lista de tareas del mes: son tareas que sabes que tienes que hacer ese mes pero aún no tienen fecha concreta. Un pequeño vaciado de cerebro semanal.

Reparto de tareas

Cuando ya he hecho la lista con todas las tareas sin preocuparme por nada más, empiezo a establecer prioridades. Es decir, repaso la lista y, según la importancia o urgencia de esa tarea, le asignaré un día u otro de la semana, colocando al lado la letra del día correspondiente.

Dialy Log

Esta forma de trabajar mi plantilla semanal no entra en conflicto con mi daily log, al contrario. Me ayuda luego a establecer mejor las tareas que tengo que hacer cada semana. Cuando llegue el lunes, sólo tendré que mirar mi plantilla semanal, repasar la lista de tareas y ver cuáles llevan la L de "lunes". Y así cada día.

Beneficios

El principal beneficio, siempre a nivel personal, es la libertad mental que me da porque no tengo  que estar, día tras día, preocupada pensando en las tareas que tengo que hacer y las que no, con el miedo de que, por culpa del agobio, se me olvide alguna.

También es cierto que no es una lista de tareas cerrada. A lo largo de la semana siempre pueden surgir nuevas tareas o imprevistos y los puedo añadir sin problema a mi plantilla si es necesario.


Y tú, ¿usas weekly spread o no?

Desde que empecé en esto del bullet journal estoy especialmente interesada en todo lo que tiene que ver con la productividad. Y eso que antes ya lo estaba bastante porque cuando una es freelance siempre está buscando los mejores métodos para rendir al máximo y no morir en el intento.

Mientras mi tercer mes usando el sistema bullet journal sigue avanzando y muy contenta, he encontrado algo que bien se podría añadir a él o simplemente practicar de forma independiente.

¿Hay veces en las que tienes cientos de cosas en las que pensar y la cabeza te va a mil por hora? A mi me pasa y es agotador porque no encuentras un espacio de descanso mental, siempre estás pensando en que deberías estar haciendo esto o aquello y si te sientas media hora ya tienes la sensación de estar perdiendo el tiempo.

Pues es cuestión de prioridades:


1. Coge una hoja y anota en ella todas esas cosas que se te pasan por la cabeza. Como si te vaciaras el cerebro de pensamientos. Apunta las tareas, las ideas, las preocupaciones... todo. Tienes que anotar todo eso que está en tu cabeza compitiendo por atraer tu atención.

2. Coge otra hoja y divídela en tres categorías:
- Preocupación activa
- Tal vez más tarde
- Eliminar

3. Ahora coloca los pensamientos de tu primera hoja en las tres categorías que escribiste en la segunda.


Las ideas que acaben en la columna "Preocupación activa" pásalas a tu lista de tareas, planificación o bullet journal, según lo que uses.

Con las ideas que acaben en "Tal vez más tarde" crea una lista de "Tal vez más tarde" o "Pendientes".

¿Y las ideas que estén en la columna "Eliminar"? Coge cada una de esas preocupaciones y diles, una a una, que se vayan y no vuelvan. Y las eliminas de la lista.


Es un método ideado por Jim Stone, más simple que el tradicional brain dump, que te quita de la cabeza todo aquello que te distrae y evita que te quedes paralizado sin saber por dónde continuar, que es lo que suele ocurrir –al menos a mi– cuando tienes tantas preocupaciones en mente que acabas abrumado. Yo ya lo estoy poniendo en práctica, ¿y tú?

La maravillosa vida del freelance tiene sus ventajas. Como eso de que no tiene que dar cuentas a nadie y trabaja las horas que quiere –que es discutible, pero bueno–. Pero también tiene sus inconvenientes o su sufrimiento.

El freelance no sólo tiene que trabajar con sus diferentes clientes, cada uno de su padre y de su madre, sino que tiene que gestionar el tiempo que dedica a cada uno porque también necesita dedicarse a ser la cara del negocio, llevar las cuentas, el papeleo, las redes sociales... y estar siempre disponible para nuevos clientes con una sonrisa. ¿Es posible organizar todo esto y no perder la cabeza?

He probado diferentes aplicaciones a lo largo de mis años de trabajo. Que si Pomodoro, Wunderlist, Toodledo... Todas las he cogido con muchas ganas al principio, pero al final he acabado abandonando y me he entregado al lápiz y papel de toda la vida. Y así es como he descubierto el bullet journal, mi agenda diaria.

¿Cómo funciona el bullet journal?

- Coges un cuaderno de tu gusto. Los pro usan Moleskine o Leuchtturm
- Las dos primeras páginas serrán el índice de tu cuaderno
- Después, numera las páginas
- En las dos siguientes creas un "future log". Es decir, te haces un recuadro con los 12 meses del año y en cada mes apuntas las citas más importantes.
- Pasamos a las dos páginas siguientes: el "monthly log". En la primera página colocas los días del mes en forma de columna y, al lado, la primera letra de los días de la semana y apuntas las citas que tengas ese mes. En la página de al lado apuntarás las tareas que tienes que hacer ese mes pero aún no tienen una fecha concreta.
- Y después empieza tu "daily log", tu día a día.



Pero lo que hace que este sistema funcione, tanto para organizarte en el trabajo como para tu vida en general, es el uso de puntitos o "bullets". Total, que el bullet journal viene a ser una lista de tareas:

· Tarea 1
· Tarea 2
· Tarea 3

La gracia es que cada uno puede utilizar los símbolos que crea conveniente en su bullet journal.
> Si yo termino una tarea le pongo el √
> Si la tengo que pasar a otro día, uso una –>
> Si tengo que revisar emails, dibujo un sobre
> Si un tema es urgente, le pondré una !
> Y si estoy esperando una respuesta de un cliente, dibujo al lado un reloj

Claro que todo esto se entenderá mucho mejor si lo explico con un video...

La idea original

Sí, ya sé que tradicionalmente las chicas somos más dadas a esto de personalizar libretas. Pero resulta que este método lo ha inventado un chico llamado Ryder Carroll. Y en este video te explica el funcionamiento del bullet journal original:



 A partir de su idea, la comunidad bullet journal ha ido añadiendo las suyas propias porque, claro, cada uno puede añadirle a su cuaderno lo que quiera. Desde un life tracker –en mi video explico qué es–, hasta una lista de sus gastos e ingresos, de sus objetivos para el año... Y como tiene un índice, da igual a qué altura del cuaderno coloques cualquiera de estas listas porque podrás encontrarlas fácilmente. En mi caso, dentro de mi mes de marzo he añadido una lista con los libros que voy leyendo.

¿Quieres conocer a toda una gurú de la filosofía bullet journal? Visita la web de Boho Berry.
También puedes unirte a la comunidad de Facebook de bullet journal en español.