El teletrabajo en la "Nueva Normalidad"
Durante este periodo de confinamiento o bien te toca no hacer nada o tienes que teletrabajar (aunque si tienes hijos cualquiera de estas opciones se verá alterada). En el caso de que tengas que trabajar desde casa, el problema es que en España no sabemos hacerlo porque siempre hemos sido de los de calentar la silla en la oficina lo máximo posible para que parezca que hacemos mucho y muy importante. Pero cuando tienes que realizar tus tareas desde casa la cosa cambia. ¿Qué vas a hacer si el teletrabajo empieza a instaurarse como una alternativa viable?
He pasadomás de 6 años autogestionando en casa mi propio proyecto de servicios. Esto quiere decir que he atendido y trabajado con clientes a diario, confeccionado presupuestos, planes de trabajo y realizado informes de resultados mientras construÃa mi propia marca (creando una web y un blog en el que compartir contenido útil para mi cliente, teniendo presencia en redes sociales y construyendo una comunidad alrededor del email marketing) y realizaba mi trabajo como periodista. Porque era fundadora, gestora, administrativa, captadora de clientes... Y para completar el cuadro no pueden faltar los imprevistos y problemas propios del dÃa a dÃa.
He pasadomás de 6 años autogestionando en casa mi propio proyecto de servicios. Esto quiere decir que he atendido y trabajado con clientes a diario, confeccionado presupuestos, planes de trabajo y realizado informes de resultados mientras construÃa mi propia marca (creando una web y un blog en el que compartir contenido útil para mi cliente, teniendo presencia en redes sociales y construyendo una comunidad alrededor del email marketing) y realizaba mi trabajo como periodista. Porque era fundadora, gestora, administrativa, captadora de clientes... Y para completar el cuadro no pueden faltar los imprevistos y problemas propios del dÃa a dÃa.
¿Qué aprendÃ? Pues estas son las recomendaciones que puedo darte... Aplicables ahora al teletrabajo o a la vuelta a la rutina en esta "nueva normalidad"
Los Básicos
- Necesitas horarios. Para todo
Aunque estés trabajando en casa, haz de cuenta de que ese espacio ahora mismo es tu oficina, asà que necesitas un "horario comercial". Eso le hará saber al mundo que, si se quiere dirigir a ti, ese es el horario en el que puede hacerlo. Lo que llegue fuera de ese horario tendrá que esperar al dÃa siguiente, salvo excepciones que dependerán de lo que determines como urgente o importante. Puedes determinar todos los horarios que necesites: dÃas y horas disponible para reuniones, por ejemplo, o incluso ponerte un horario para responder emails.
- Usa el email, no el whatsapp
Whatsapp es abrir una puerta para que el cliente te contacte cuando le de la gana y ya hemos dicho que tú tienes tu horario comercial. Trabajar en casa no significa estar disponible 24/7. Como todo el mundo, necesitas desconectar para volver a la oficina al dÃa siguiente con todas las energÃas o acabarás quemándote.
Vale, un whatsapp en un momento dado, no está mal –sobre todo si también le has establecido un horario–, pero te recomiendo redirigir a este cliente al email si su consulta contiene información importante o requiere de una respuesta elaborada. ¿Por qué? Porque se te dispersa la información del cliente en cuestión y es más fácil que se traspapele algo si tienes unas cosas por wasap, otras por email... Unifica y simplificarás tu vida.
- Di que no
Si no puedes, di que no. Conoces tus capacidades, tus lÃmites y el tiempo del que dispones, asà que si no puedes hacer algo, di que no. Hacerlo y hacerlo mal acarreará problemas de estrés para ti, la calidad del producto final puede verse afectada y eso acabará dando mala imagen al cliente, que seguramente habrá llegado a ti por tu reputación.
Gestionando el dÃa a dÃa
- Establece prioridades. ¿Por dónde empezamos? El primer ejercicio que recomiendo siempre es muy sencillo:
Trello: Es un sencillo gestor de tareas online que se estructura en tableros. Gratuitamente puedes crear hasta 10 tableros. Dentro de esos tableros puedes crear columnas y dentro de cada columna puedes crear tarjetas que se pueden desplazar a una columna u otra. También tiene calendario y te ofrece la opción de sincronizar con ortos servicios.
Yo creaba un tablero para cada cliente y, dentro de cada tablero, establecÃa una columna de "tareas", otra de "en proceso" y una tercera de "hecho" según el estado en el que se encontrara la tarjeta de la tarea en cuestión. Además, puedes invitar al cliente a participar en el tablero, de manera que pueda seguir el desarrollo del trabajo.
ToDoist: Este es un gestor de tareas más complejo que tiene espacio para proyectos, filtros de prioridades, etiquetas... y que estoy probando ahora.
NewDay Planner: Es una aplicación que te ayuda a diseñar tu dÃa. Si 24 horas no te parecen suficientes, Evan Sites ha creado este sistema que divide el dÃa en 10 horas de 100 minutos cada una. A estas 10 horas se añaden 5 horas para dormir, compuestas de 88 minutos cada una, que es lo que dura un ciclo de sueño. Asà que en tu panel encontrarás 15 franjas, con diferentes tonos de color según la hora del dÃa, en las que repartir tus tareas. No la he probado aún, pero tengo curiosidad...
1. Apunta en un papel todo lo que tengas que hacer que se te pase por la cabeza, sea de trabajo, de casa, citas pendientes...
2. Clasifica en categorÃas lo que has apuntado en el papel: trabajo, casa, citas...
3. Pon un 1 junto a las tareas que necesites hacer ya, un 2 a las que puedas hacer más tarde (mañana, la próxima semana) y un 3 a las que harás en "algún dÃa" porque ahora mismo no son una prioridad.
4. Empieza a trabajar sobre esa lista de tareas prioritarias
- Usa un calendario. Si tienes plazos de entrega, lanzamientos, reuniones para las que prepararte... Coloca las fechas en un calendario y planifÃcate "marcha atrás". Ejemplo:
- Usa un calendario. Si tienes plazos de entrega, lanzamientos, reuniones para las que prepararte... Coloca las fechas en un calendario y planifÃcate "marcha atrás". Ejemplo:
Si tengo una entrega el 29 de junio, ¿qué tiene que estar hecho sà o sà la semana anterior (del 22 al 28)? ¿y la anterior? Cuando llegues al dÃa en que te encuentras tendrás más claro por dónde empezar a trabajar.
- Diseña tu propio plan. Como quien diseña un menú semanal para saber lo que comerá (y lo que debe comprar durante la semana), tú puedes hacer lo mismo con tu trabajo y dedicar un dÃa concreto a tareas concretas: los lunes, responder emails; los martes, planificar redes sociales; los miércoles...
No es un plan aleatorio, ya que se basa en el conocimiento que tengas de tu forma de trabajar: si el lunes es tu dÃa de mayor concentración, coloca aquà esa tarea que requiera más atención; si el viernes te sientes más creativo, reserva el dÃa para cuestiones creativas, etc.
- No te sobrecargues. Sólo tenemos 24 horas, no te pongas más tareas de las que puedes asumir en un dÃa o te frustrarás porque acabará el dÃa y sentirás que nos has hecho suficiente.
En mi caso, tiro de lápiz y papel, o de bullet journal más concretamente. Pero es verdad que el sistema tradicional lo combino con apps que me hacen más fácil el trabajo, la planificación y coordinación de tareas... y además el cliente puede estar al tanto de todo más fácilmente.
Google Calendar: Empezó siendo muy básica y ahora puedes añadir recordatorios y hasta gestionar un listado de tareas. Una misma cuenta de correo puede crear diferentes calendarios (casa y trabajo, por ejemplo), y combinarlos, asignar código de colores...
Aplicaciones que te pueden ayudar
En mi caso, tiro de lápiz y papel, o de bullet journal más concretamente. Pero es verdad que el sistema tradicional lo combino con apps que me hacen más fácil el trabajo, la planificación y coordinación de tareas... y además el cliente puede estar al tanto de todo más fácilmente.
Google Calendar: Empezó siendo muy básica y ahora puedes añadir recordatorios y hasta gestionar un listado de tareas. Una misma cuenta de correo puede crear diferentes calendarios (casa y trabajo, por ejemplo), y combinarlos, asignar código de colores...
Trello: Es un sencillo gestor de tareas online que se estructura en tableros. Gratuitamente puedes crear hasta 10 tableros. Dentro de esos tableros puedes crear columnas y dentro de cada columna puedes crear tarjetas que se pueden desplazar a una columna u otra. También tiene calendario y te ofrece la opción de sincronizar con ortos servicios.
Yo creaba un tablero para cada cliente y, dentro de cada tablero, establecÃa una columna de "tareas", otra de "en proceso" y una tercera de "hecho" según el estado en el que se encontrara la tarjeta de la tarea en cuestión. Además, puedes invitar al cliente a participar en el tablero, de manera que pueda seguir el desarrollo del trabajo.
ToDoist: Este es un gestor de tareas más complejo que tiene espacio para proyectos, filtros de prioridades, etiquetas... y que estoy probando ahora.
NewDay Planner: Es una aplicación que te ayuda a diseñar tu dÃa. Si 24 horas no te parecen suficientes, Evan Sites ha creado este sistema que divide el dÃa en 10 horas de 100 minutos cada una. A estas 10 horas se añaden 5 horas para dormir, compuestas de 88 minutos cada una, que es lo que dura un ciclo de sueño. Asà que en tu panel encontrarás 15 franjas, con diferentes tonos de color según la hora del dÃa, en las que repartir tus tareas. No la he probado aún, pero tengo curiosidad...
¿Cuál es tu método? ¿También tienes tus propias herramientas?
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